項目檔案是在項目建設(shè)、管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。這些記錄涵蓋了項目從立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各個階段的信息，旨在確保項目檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。交通建設(shè)項目檔案專項驗收辦法是為了加強(qiáng)對交通建設(shè)項目檔案專項驗收工作的管理，規(guī)范驗收組織工作，保證交通建設(shè)項目檔案工作質(zhì)量而制定的。
概念
項目檔案是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。交通建設(shè)項目檔案是指在交通建設(shè)項目建設(shè)過程中形成的、能夠真實反映項目建設(shè)全過程、對項目運(yùn)營和管理具有重要查考價值、并經(jīng)過系統(tǒng)整理的各類不同載體形式的歷史記錄。
驗收辦法
第一章
第一條
為加強(qiáng)對交通建設(shè)項目檔案專項驗收工作的管理，規(guī)范驗收組織工作，保證交通建設(shè)項目檔案工作質(zhì)量，根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和交通部《交通檔案管理辦法》《公路工程竣（交）工驗收辦法》《港口工程驗收辦法》《內(nèi)河航運(yùn)建設(shè)項目(工程)竣工驗收辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合交通建設(shè)項目檔案工作的實際，制定本辦法。
第二條
本辦法適用于由交通部組織或委托組織檔案專項驗收工作的交通建設(shè)項目。
第三條
交通建設(shè)項目檔案是指在交通建設(shè)項目建設(shè)過程中形成的、能夠真實反映項目建設(shè)全過程、對項目運(yùn)營和管理具有重要查考價值、并經(jīng)過系統(tǒng)整理的各類不同載體形式的歷史記錄。
第四條
交通建設(shè)項目檔案專項驗收是交通建設(shè)項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案專項驗收或驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收。
第五條
各級交通建設(shè)項目主管單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)項目檔案專項驗收前的檢查和指導(dǎo)，同時接受項目所在地上級和同級檔案行政管理部門的檢查和指導(dǎo)。
第二章
第六條
凡經(jīng)交通部審批初步設(shè)計的交通建設(shè)項目檔案專項驗收工作，由交通部檔案館組織或委托省政府交通主管部門和部屬單位的檔案部門組織。
第七條
交通建設(shè)項目檔案專項驗收組的組成：
（一）凡由國家發(fā)展和改革委員會審批或核準(zhǔn)項目建議書、可行性研究報告和交通部審批初步設(shè)計的建設(shè)項目檔案專項驗收，驗收組由交通部檔案館、項目所在地省級檔案行政管理部門、項目主管單位、項目質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)組成。
（二）凡由交通部負(fù)責(zé)審批項目建議書、可行性研究報告及初步設(shè)計的建設(shè)項目檔案專項驗收，驗收組成員由交通部檔案館、項目主管單位、項目質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)組成。
（三）項目檔案專項驗收組成員一般不少于5人的單數(shù)，組長由交通部檔案館或受委托組織驗收單位人員擔(dān)任。必要時可邀請有關(guān)專業(yè)人員參加驗收組。
第三章
第八條
項目法人（建設(shè)單位）申請項目檔案專項驗收前，應(yīng)組織有關(guān)參建單位按照交通建設(shè)項目檔案管理有關(guān)要求進(jìn)行自檢，并形成自檢報告。如在交工驗收階段已經(jīng)完成了項目檔案審查并形成審查意見的，可不單獨(dú)進(jìn)行建設(shè)項目檔案自檢。
第九條
申請項目檔案專項驗收條件：
(一)已按規(guī)定進(jìn)行項目檔案登記；
(二)完成了建設(shè)項目檔案自檢工作或已在交工驗收階段完成對建設(shè)項目檔案審查工作；
(三)竣工文件已按交通部有關(guān)規(guī)定編制完成；
(四)竣工文件分類、組卷及編目工作已按《交通文件材料立卷歸檔辦法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》等規(guī)定完成。
第十條
符合驗收條件的，項目法人（建設(shè)單位）應(yīng)及時按照項目管理權(quán)限向項目主管部門提出項目檔案專項驗收申請，經(jīng)審核同意后，轉(zhuǎn)報交通部檔案館。
其中港口建設(shè)項目應(yīng)由項目法人向港口所在地港口行政管理部門提出項目檔案專項驗收申請，經(jīng)報省政府交通主管部門審核同意后轉(zhuǎn)報交通部檔案館。
第十一條
交通部檔案館接到申請后20個工作日內(nèi)組織建設(shè)項目檔案專項驗收工作，或10個工作日內(nèi)向有關(guān)單位發(fā)出委托驗收函。接受委托組織驗收單位應(yīng)于收到委托函10個工作日內(nèi)組織項目檔案專項驗收工作。項目檔案專項驗收應(yīng)在項目竣工驗收3個月之前完成。
第十二條
申請建設(shè)項目檔案專項驗收時，需提交下列材料：
(一)項目檔案專項驗收申請報告；
(二)《交通建設(shè)項目檔案專項驗收申請表》（見附件）；
(三)建設(shè)項目檔案自檢報告或建設(shè)項目檔案審查意見；
(四)建設(shè)項目檔案案卷目錄。
第十三條
建設(shè)項目檔案自檢報告或?qū)彶橐庖姂?yīng)包括下列內(nèi)容：
（一）項目建設(shè)及項目檔案管理概況；
（二）保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施；
（三）項目文件材料收集整理所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)；
（四）項目文件材料的形成、收集、整理、編目與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況，案卷數(shù)量；
（五）檔案在項目建設(shè)、管理、試運(yùn)行中的作用；
（六）存在的問題及解決措施。
第四章
第十四條
交通建設(shè)項目檔案專項驗收應(yīng)依據(jù)國家檔案局DA/T28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和交通部有關(guān)工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及《交通文件材料立卷歸檔辦法》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，對項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性進(jìn)行審查。
第十五條
驗收工作以驗收組織單位召開驗收會議的形式進(jìn)行。
第十六條
建設(shè)項目檔案專項驗收組全體成員參加驗收會議，項目法人（建設(shè)單位）、設(shè)計、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)人員列席會議。
第十七條
項目檔案專項驗收會議的主要議程包括：
（一）項目法人（建設(shè)單位）匯報項目建設(shè)概況、項目檔案工作情況；
（二）施工單位匯報項目檔案編制情況；
（三）監(jiān)理單位匯報項目檔案質(zhì)量的審核情況；
（四）項目檔案專項驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況；
（五）項目檔案專項驗收組對項目檔案質(zhì)量進(jìn)行綜合評價；
（六）項目檔案專項驗收組形成并宣布項目檔案驗收意見。
第十八條
驗收組檢查項目檔案采用咨詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方式進(jìn)行。視建設(shè)項目檔案形成情況，抽查案卷數(shù)不少于案卷總數(shù)的5%-10%。抽查重點(diǎn)為立項審批文件、征地拆遷文件、質(zhì)量檢驗評定文件、隱蔽工程記錄、工程變更文件、竣工圖等。
第十九條
項目檔案專項驗收意見的主要內(nèi)容包括：
（一）項目建設(shè)概況；
（二）項目檔案管理情況，包括項目檔案工作的基礎(chǔ)管理工作，各類不同載體文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量，檔案的種類和數(shù)量，檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及安全保管評價，檔案驗收的結(jié)論性意見；
（三）存在問題、整改要求與建議。
第二十條
項目檔案專項驗收結(jié)果分為合格與不合格。項目檔案驗收組半數(shù)以上成員同意通過驗收的為合格。
第二十一條
驗收合格的項目由驗收組出具項目檔案專項驗收意見。受委托組織驗收單位須將驗收意見報交通部檔案館備案。
驗收不合格的項目，由驗收組提請項目法人（建設(shè)單位）一個月內(nèi)對存在的問題進(jìn)行整改，交通部檔案館重新組織或委托有關(guān)單位組織驗收。
國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記辦法
案管理登記號令
案管理登記15號令
關(guān)于發(fā)布《國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記辦法》的通知
檔發(fā)字15號
國務(wù)院有關(guān)部委、直屬機(jī)構(gòu)，各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市計委(計經(jīng)委)、檔案局、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)計委、辦公廳，總參辦公廳檔案局：
現(xiàn)將《國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記辦法》予以發(fā)布，請按有關(guān)要求認(rèn)真組織實施。
制定頒布《國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記辦法》是實現(xiàn)國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要步驟，是保證建設(shè)項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的手續(xù)，是加強(qiáng)國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理的重要措施，為建設(shè)項目投產(chǎn)后的生產(chǎn)運(yùn)營、管理提供科學(xué)依據(jù)。
國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案工作要與項目建設(shè)同步進(jìn)行，各有關(guān)方面要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，執(zhí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則。各有關(guān)部門應(yīng)按本通知要求做好對國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，已向建設(shè)項目收取工程檔案保證金的單位，應(yīng)于1997年12月31前退還完畢。實施中的問題請及時反饋給國家檔案局、國家計委。
國家檔案局
國家計委
一九九七年八月十九日
第一條
為了做好國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案工作，確保重點(diǎn)建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)，特制定本登記辦法。
第二條
重點(diǎn)建設(shè)項目檔案既是重點(diǎn)建設(shè)項目的歷史記錄，也是項目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)。為了及時掌握國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案工作情況，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，從1997年開始，國家檔案局建立國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理的登記制度。
第三條 登記工作的組織
1.國家檔案局每年轉(zhuǎn)發(fā)國家計委發(fā)布的國家重點(diǎn)建設(shè)項目名單、并統(tǒng)一部署對國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案的登記工作；各項目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)和項目所在地的省級檔案行政管理部門應(yīng)做好對本部門和本地區(qū)國家重點(diǎn)建沒項目檔案管理登記工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督工作。
2.凡新建、在建、收尾和竣工試生產(chǎn)的國家重點(diǎn)建設(shè)項目，按隸屬關(guān)系組織登記。屬于國務(wù)院行業(yè)主管部門的，由項目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織填寫“國家重點(diǎn)建設(shè)檔案管理登記表”，同時抄送項目所在地省級檔案行政管理部門，便于相互配合，監(jiān)督指導(dǎo)；屬于地方的，由項目所在地省級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)組織填寫“國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記表”。
3.登記表共分三種，表一、表二、表三分別于項目開工后6個月內(nèi)、項目檔案預(yù)驗收后1個月內(nèi)和項目正式竣工驗收后1個月內(nèi)填寫，并逐級報至國家檔案局經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司。
4.國家檔案局于每年12月底匯總國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記情況，并及時向全國公布。對未按規(guī)定進(jìn)行登記的單位予以通報，并限期登記。
第四條 登記工作的要求
1.項目主管部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)與地方檔案行政管理部門互通情況，互相合作，以保證做好國家重點(diǎn)建設(shè)項目的檔案管理登記工作。
2.項目主管部門檔案機(jī)構(gòu)和省級檔案行政管理部門對于新建項目，應(yīng)按本規(guī)定第三條第2款及時組織和監(jiān)督建設(shè)單位（或項目法人）做好檔案管理登記，建立檔案工作。對于未進(jìn)行竣工驗收的國家重點(diǎn)建設(shè)項目，每年填寫“表一”報送，以便及時了解項目及項目檔案工作的進(jìn)展和變化情況。
3.要保證項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行，特別要認(rèn)真做好項目檔案的預(yù)驗收工作。國務(wù)院各行業(yè)主管部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)主動與項目建設(shè)部門加強(qiáng)聯(lián)系，根據(jù)項目計劃工期和進(jìn)度，及時對登記的項目提出檔案驗收要求，并會同或委托項目所在地省級檔案行政管理部門組織預(yù)驗收。隸屬于地方的項目，省級檔案行政管理部門應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的工作要求，及時對登記的項目組織預(yù)驗收。預(yù)驗收結(jié)束后，驗收組織單位不論本年度是否已報送過“表一”，應(yīng)按本登記辦法第三條第3款及時填寫“表二”報送。（注：登記表中的編號由國家檔案局統(tǒng)一填寫）。
4.項目竣工驗收后，應(yīng)按本規(guī)定第三條第3款，將項目檔案驗收情況填寫“表三”并報送。國家檔案局根據(jù)填表情況不定期地對項目檔案進(jìn)行抽查。
第五條
為確保國家重點(diǎn)建設(shè)項目的正常秩序，任何部門和單位不得向國家重點(diǎn)建設(shè)項目和省級重點(diǎn)建設(shè)項目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理登記費(fèi)用。違反上述規(guī)定的屬亂收費(fèi)行為，由各級價格檢查機(jī)構(gòu)依法查處。
第六條
對于重大技改項目和一般基本建設(shè)大中型項目的檔案管理登記工作，可參照本辦法執(zhí)行或制定具體的實施辦法。
第七條
本辦法由國家檔案局和國家計委負(fù)責(zé)解釋。
采購項目
政府采購法
《政府采購法》第四章第四十二條明確規(guī)定："采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。"政府采購法的出臺，使政府采購活動進(jìn)一步規(guī)范，如何做好政府采購項目檔案工作，使它不至于滯后政府采購活動的開展，是新形勢下面臨的新課題，本人認(rèn)為應(yīng)做好以下幾方面的工作：
提高檔案工作重要性
提高做好政府采購項目檔案工作的認(rèn)識政府采購項目檔案工作是一項繁雜、細(xì)致的工作。由于工作的繁忙和檔案工作的瑣碎、雜亂，加上我們對檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，使我們目前檔案工作與其行業(yè)的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)還存在一定的距離。為了更好的貫徹執(zhí)行《政府采購法》，切實做好政府采購項目檔案工作，必須充分認(rèn)識到做好這項工作的重要性及意義。政府采購項目檔案是反映政府采購活動過程及各項決策的真實記錄，它記載著我們在政府采購項目活動中執(zhí)行落實《政府采購法》各項條款的情況，記載著各地區(qū)為推行政府采購制度制定的各項規(guī)定、細(xì)則、方法、政策等，記載著在政府采購活動過程中，政府采購人員遵循公開透明原則、公平競爭原則、平等公正原則和誠實信用原則的情況。完整妥善地保存政府采購活動過程中的文件記載，不僅為政府采購的統(tǒng)計分析、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、降低政府采購成本、節(jié)約財政支出、接受監(jiān)督檢查、處理政府采購糾紛等項工作提供客觀真實的依據(jù)。還能從根本上促進(jìn)了黨風(fēng)廉政建設(shè)，為反腐倡廉教育提供素材。此外對政府采購檔案工作的重視程度也是衡量我們政府采購工作質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。只有充分認(rèn)識做好政府采購項目檔案工作的重要性，才能使這項工作得到有效的落實。
重視政府采購項目文件資料的收集
重視政府采購項目文件資料的收集政府采購項目活動中的文件資料是政府采購檔案的重要資源，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、真實的政府采購案卷是政府采購成果的歷史延續(xù)和見證。因此，采購文件的形成部門應(yīng)明確職責(zé)，重視文件的積累，任務(wù)落實到人，在每項采購活動期間，項目實施人要嚴(yán)格按照《政府采購法》的要求收集政府采購文件資料及相關(guān)的活動記錄。做到政府采購活動在哪里，采購項目檔案的收集跟蹤在哪里，切切實實做好采購文件的原始收集工作，同時要按政府采購的方式和程序進(jìn)行文件材料的形成和積累。采購項目結(jié)束后項目實施人應(yīng)按要求對采購文件進(jìn)行檢查、整理。一是檢查準(zhǔn)備移交的采購項目檔案的文件是否符合本次采購方式、采購程序的合法有效文件且都為原件；二是檢查文件所使用的書寫材料、紙張等是否符合檔案保護(hù)要求（如已破損的文件應(yīng)予修整），字跡模糊或易褪變的文件（如復(fù)寫紙、熱敏傳真紙等）在保持原貌的前提下應(yīng)予復(fù)制；三是對使用圓珠筆、純藍(lán)墨水鋼筆等易褪色筆的采購文件在保持原貌的前提下應(yīng)予復(fù)制；四是遵循采購文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，保證檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性、完整性。項目實施人檢查、整理采購文件完畢，建立"采購文件移交目錄"，移交至檔案管理人員立卷、歸檔。完整的采購檔案是對政府采購項目活動過程的真實寫照，如果所收集的檔案資料不全、不真、不實，就可能會影響到政府采購工作的質(zhì)量，就難以向人們作出具有說服力的交代。
規(guī)范檔案立卷
規(guī)范政府采購項目檔案的立卷對收集來的采購項目文件材料，檔案工作人員應(yīng)逐件針對以下情況進(jìn)行檢查：一是同一事由的文件是否辦理完畢，是否收集在一起，是否是生效文件；二是采購文件材料是否齊全完整，有無缺頁少項；三是歸檔的采購項目文件的是否符合本次采購形成規(guī)律和特點(diǎn)等。在采購文件立卷、整理過程中要按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，同時要進(jìn)行條理化的分類、整理、排列、編目，使政府采購項目檔案由零亂到系統(tǒng)，便于政府采購檔案的管理和利用，并能夠全面、歷史地反映政府采購項目活動的全貌。保管工作中要消除各種可能損壞政府采購檔案的不利因素，最大限度地延長政府采購檔案載體壽命，維護(hù)政府采購檔案的系統(tǒng)性和完整性，以發(fā)揮政府采購檔案信息長遠(yuǎn)的開發(fā)與利用作用。
嚴(yán)格管理檔案工作
嚴(yán)格政府采購項目檔案的管理要做好政府采購檔案工作，必須使政府采購檔案管理形成制度化，目前國家和相關(guān)部門還未有相關(guān)的管理制度出臺，因此在實際工作，我們可按現(xiàn)行的檔案管理制度和行業(yè)管理要求執(zhí)行。加強(qiáng)采購檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理：明確歸檔的采購項目及范圍；明確規(guī)定政府采購檔案歸檔的要求；立卷標(biāo)準(zhǔn)按項目采購方式和程序及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；限定采購文件歸檔的時間和質(zhì)量要求；專人負(fù)責(zé)檔案保管工作等。按照分級管理的要求，加強(qiáng)對政府采購檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)力度，切實抓好檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。在具體工作中做到嚴(yán)格執(zhí)行采購檔案的移交工作，嚴(yán)格遵守檔案的借閱和利用制度、保密制度及鑒定和銷毀制度。檔案工作人員要以科學(xué)的態(tài)度、實事求是的做好檔案的統(tǒng)計和利用工作，通過調(diào)查、整理、分析，揭示政府采購檔案中反映的諸現(xiàn)象，為規(guī)范政府采購行為、提高政府采購質(zhì)量提供經(jīng)驗資料。
政府采購項目檔案是政府采購工作中的一個重要組成部分，我們應(yīng)以強(qiáng)烈的責(zé)任感做好政府采購項目檔案資料的歸檔工作，實現(xiàn)政府采購檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，并以此來規(guī)范我們的政府采購行為，提升工作質(zhì)量。
參考資料 >
項目檔案資料管理制度.百度文庫.2024-10-31
項目檔案.百度學(xué)術(shù)搜索.2024-10-31
科研項目檔案歸檔流程操作指南.西華大學(xué).2024-10-31