工業(yè)中的過程控制是指以溫度、壓力、流量、液位和成分等工藝參數(shù)作為被控變量的自動控制。過程控制也稱實時控制,是計算機及時的采集檢測數(shù)據(jù),按最佳值迅速地對控制對象進行自動控制和自動調(diào)節(jié),如數(shù)控機床和生產(chǎn)流水線的控制等。
同期控制
什么是程序控制法?就一般而言,管理中采取的控制可以在行動開始之前、進行之中或結(jié) 束之后進行,稱為三種控制模型。第一種稱為前饋控制或預(yù)先控制,第二種稱為過程控制或同期控制,第三種稱為反饋控制或事后控制。
程序控制法即對經(jīng)常性的重復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù),要求執(zhí)行人員按規(guī)定的標準化程序來完成,以保證業(yè)務(wù)處理質(zhì)量達到控制目標和要求。程序控制要求按照牽制的原則進行程序設(shè)置,所有的主要業(yè)務(wù)活動都要建立切實可行的辦理程序。即:按生產(chǎn)流程,每道工序的最終點為程序控制點,每道工序的終點的生產(chǎn)者為質(zhì)量控制者,對不合格的加工、不合格的配制有責(zé)任也有權(quán)提出改正,這樣使每個人在生產(chǎn)過程都受到監(jiān)控。
程序控制法避免業(yè)務(wù)工作的無章可循,職責(zé)不清,相互推委,有利于及時處理業(yè)務(wù)和提高工作效率,以及追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
必要性
在討論計劃的種類時,已闡述過程序的概念。程序是對操作或事務(wù)處理流程的 一種措述、計劃和規(guī)定。組織中常見的程序很多,例如決策程序、投資審批程序、主要管理活動的計劃與控制程序、會計核算程序、操作程序、工作程序等。凡是連續(xù)進行的、由多道工序組成的管理活動或生產(chǎn)技術(shù)活動,只要它具有重復(fù)發(fā)生的性質(zhì),就都應(yīng)當為其制定程序。
(1)程序是一種計劃。
它規(guī)定了如何處理重大問題以及處理物流、資金流、信息流等的例行辦法。也就是說,對處理過程包含哪些工作、涉及哪些部門和人員、行進的路線、各部門及有關(guān)人員的責(zé)任,以及所需的校核、審批、記錄、存貯、報告等等,進行分析、研究和計劃,從中找出最簡捷的、最有效的和最便于實行的準確方案,要求人們嚴格遵守。
(2)程序是一種控制標準。
它通過文字說明、格式說明和流程圖等方式,把一項業(yè)務(wù)的處理方法規(guī)定得一清二楚,從而,既便于執(zhí)行者遵守,也便于主管人員進行檢查和控制。程序所隱含的基本假設(shè)是,管理中的種種問題都是因為沒有程序或沒有遵守程序而造成的。
(3)程序還是一種系統(tǒng)。
一個復(fù)雜的管理程序,例如新產(chǎn)品開發(fā)、成本核算等,往往涉及多個職能部門、多個工作崗位、不同的主管人員和專業(yè)人員、各種計劃、記錄、帳簿、報告,以及各種類型的管理活動,例如調(diào)研、計劃、設(shè)計、會審、校核、登帳、核算等等,因而應(yīng)將其看作是一種系統(tǒng),用系統(tǒng)觀點和系統(tǒng)分析方法來分析和設(shè)計程序。從系統(tǒng)的觀點來看,一個管理系統(tǒng)的程序化水平,是這個系統(tǒng)“有序”程度的一種標志。
準則
實踐經(jīng)驗表明,主管人員在對程序進行計劃和控制時,應(yīng)遵循下列準則。
(1)使程序精減到最低程度。
對主管人員來說,最重要的準則就是要限制所用程序的數(shù)量。程序控制有一些固定的缺點,例如增加文書工作的費用,壓抑人們的創(chuàng)造性,對改變了的情況不能及時作出反應(yīng)等等;所有這些都是有關(guān)的主管人員在制定程序之前要反復(fù)考慮的。換句話說,主管人員必須在可能得到的效益、必要的靈活性和增加的控制費用之間權(quán)衡得失利弊。
(2)確保程序的計劃性。
既然程序也是計劃,因而程序的設(shè)計必須考慮到有助于實現(xiàn)整個組織的(而不僅僅是個別部門的)目標和提高整個組織的效率。主管人員應(yīng)當向自己提出如下的問題并作出滿意的回答:程序是否已計劃好?如果建立某一程序是必要的,那么所設(shè)計的程序能否收到預(yù)期的效果?能否有助于實現(xiàn)計劃?舉個例子,間接材料的發(fā)放程序必須起到監(jiān)督間接材料的領(lǐng)用、控制間接材料的消耗、加強成本核算、降低成本、提高企業(yè)經(jīng)濟效率的作用。
(3)把程序看成是一個系統(tǒng)。
任何一個程序,無論是工資發(fā)放、材料采購、成本核算還是新產(chǎn)品開發(fā)等程序,其本身都是包含著許多活動的呈網(wǎng)絡(luò)關(guān)系的系統(tǒng)。同時,從組織的整體角度來考慮,任何一個程序又都是一個更大的系統(tǒng)的組成部分或要素。我們可以將由許多程序組成的系統(tǒng)稱為程序系統(tǒng)。將程序看作系統(tǒng),就是要從整體的角度細微地分析和設(shè)計程序,務(wù)必使各種程序的重復(fù)、交叉和矛盾現(xiàn)象減少到最低限度。此外,將程序看作系統(tǒng),還有助于主管人員追求整體的最優(yōu)化而不僅僅是局部的次優(yōu)化。
(4)使程序具有權(quán)威性。
程序能否發(fā)揮應(yīng)有的作用,一方面取決于它設(shè)計得是否合理;另一方面取決于它執(zhí)行得是否嚴格。程序要求人們按既定的方式行事,但人們往往總是想按照習(xí)慣的方式或是隨意性的方式處理事情。這就給程序的實施帶來不少阻力的,因而也就對程序的控制提出嚴格的要求,這就是使程序具有權(quán)威性。具體地說,這就要求:
1、程序的制定和發(fā)布要具有權(quán)威性。在國外一些企業(yè)中,設(shè)有專門的標準委員會,負責(zé)統(tǒng)一制定、協(xié)調(diào)和發(fā)布程序及其他管理標準和技術(shù)標準,并監(jiān)督其實施。而且,一般是企業(yè)的最高主民者親自兼任標準委員會的主任。
2、各級主管人員特別是上層主管人員要帶頭遵守程序。尤其是人事任命、費用開支和投資計劃審批的程序等,最容易在上層主管人員那里受到破壞。上行下效,上級不遵守,下級自然會亂來。
3、必須長期堅持對程序?qū)嵤┑臋z查監(jiān)督。這要求有三個步驟:
第一,把程序以手冊或其他文字形式分發(fā)給必須依此辦事的人;
第二,必須使員工懂得為什么這些程序的每一個步驟都是必要的,以及設(shè)計這些程序想達到什么目的,并教會員工如何在程序的指導(dǎo)下工作;
第三,通過內(nèi)部審核等職能性活動,定期檢查程序的實施情況,特別是要對因違反程序造成的事故和損失進行認真的追究和嚴肅的處理。
程序的重要性的毋庸置疑的。但由于程序的計劃和控制工作單調(diào)枯燥,看似簡單平凡,所以主持其事的人往往得不到最高主管部門人員的關(guān)心和支持。在我國,真正對程序的計劃和控制持認真態(tài)度的企業(yè)或其他組織還不多,即使在這些組織中,有的也只是“認真”過一個時期,后來因為各種原因而流于形式。所以,真正實行程序化、標準化管理并不是件容易的事。不過,我們也應(yīng)當看到,隨著改革開放的深入進行,隨著各方面管理工作的不斷完善以及引進、吸收、消化國外先進的管理方法、技術(shù)、手段等,有不少組織也已真正開始重視并認真對待其管理當中有關(guān)程序的制訂和控制工作,并已取得良好的效果。實踐經(jīng)驗證明,推行管理的程序化和標準化,是改革傳統(tǒng)管理方式,實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的重要步驟。
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